Tìm hiểu về Outlook cho người mới bắt đầu

Outlook là một trong những phần mềm quản lý thông tin cá nhân được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến. Với những tiện ích mà nó mang lại, Outlook trở thành trợ thủ đắc lực trong công việc của vô vàn tổ chức. Vậy Outlook có những tính năng nổi bật gì? Cách đăng ký và sử dụng ra sao, cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Outlook là gì?

Email là một trong những dịch vụ hỗ trợ công việc không thể thiếu của các cá nhân, doanh nghiệp. Với hình thức liên lạc nhanh chóng và chuyên nghiệp, email trở thành công cụ quan trọng của nhân viên văn phòng. Qua thời gian, email dần phát triển và được sử dụng rộng rãi hơn. Điều đó khiến cho các doanh nghiệp tìm đến ứng dụng email mang lại cho họ nhiều tiện ích, trong đó có Outlook.

Được phát triển bởi Microsoft từ năm 2013, Outlook cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hữu ích nhằm giúp công việc hiệu quả hơn, chẳng hạn như email, quản lý liên lạc, công việc quản lý, lịch, tạp chí, duyệt web, ghi chú…

Hiện nay, Outlook đã có mặt trên hệ điều hành IOS và Android. Một số thiết bị Windows Phone có thể đồng bộ hóa dữ liệu Outlook sang Outlook Mobile dễ dàng. Qua thời gian, Outlook trở thành ứng dụng độc lập với các cá nhân, song những người mới biết đến Outlook thì còn khá xa lạ với tính năng mà nó mang lại. Cùng GOFIBER tìm hiểu tiếp trong phần “những ưu điểm nổi bật của Outlook” ngay sau đây.

Những ưu điểm nổi bật của Outlook

Tính bảo mật và khả năng chống spam

Thế giới công nghệ ngày càng phát triển, doanh nghiệp càng cần tới những phần mềm, công cụ có tính bảo mật cao để họ có thể an tâm làm việc trên không gian mạng. Vì thế, Outlook là phần mềm họ không bao giờ bỏ qua. 

Với Outlook, hộp thư của bạn sẽ luôn gọn gàng sạch sẽ vì phần mềm này sở hữu tính năng chặn email theo tên miền hoặc địa chỉ cụ thể. Bạn có thể loại bỏ các spam email hoàn toàn khi khởi tạo email dùng một lần (dành cho email marketing hoặc hoạt động gửi mail một lần).

Tốc độ truy cập nhanh và không gian lưu trữ mở rộng

Theo khảo sát, phần lớn người dùng yêu thích Outlook vì nó có tốc độ truy cập nhanh và không giới hạn không gian lưu trữ. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm email bởi chúng được sắp xếp theo dung lượng, thời gian gửi, thời gian nhận một cách khoa học.

Một điều mà người dùng còn thích thú khi sử dụng Outlook đó là khả năng khôi phục email dù bạn đã xóa chúng trong thùng rác. Qua đó cho thấy phần mềm này sở hữu bộ nhớ “khủng” đến nhường nào. Tuy nhiên, tính năng này chỉ có thể thực hiện trong thời gian và phạm vi cho phép của Outlook.

Đa dạng kết nối

Outlook là một trong những phần mềm tích hợp với các mạng xã hội phổ biến hiện nay như Facebook, Twitter… bạn có thể vừa lướt mạng xã hội vừa check mail. Ngoài ra, Outlook còn tích hợp với Skype giúp người dùng dễ dàng trò chuyện với bạn bè dù đang thực hiện thao tác soạn email.

Thông báo thư quan trọng

Để bạn không bỏ lỡ email, Outlook có tính năng “ Cảnh cáo mục mới” khi có email mới gửi đến. Điều này giúp cá nhân, tổ chức hạn chế tối đa trường hợp bỏ qua email quan trọng làm ảnh hưởng đến công việc. 

Ngăn chặn gửi email khi chưa đính kèm tệp

Bên cạnh các tính năng, Outlook còn được người dùng tin cậy bởi tính thiết thực của nó. Khi phải gửi mail gấp, chúng ta thường quên đính kèm tệp mà chỉ gửi một văn bản suông. Để ngăn chặn điều này, sau khi thực hiện thao tác gửi, Outlook sẽ nhắc nhở bạn chưa có tệp kèm theo nhằm giúp bạn hạn chế lỗi.

So sánh Outlook với Gmail

Outlook và Gmail đều là công cụ hỗ trợ email phổ biến thế giới. Song mỗi ứng dụng đều mang đến cho người dùng những trải nghiệm riêng biệt. Sau đây là bảng so sánh tính năng nổi bật của Outlook và Gmail.

 

Thoạt nhìn qua có vẻ Outlook khó dùng hơn, song nếu công việc bạn cần soạn và kiểm tra email thường xuyên thì phần mềm này sẽ mang đến bạn những trải nghiệm tốt hơn. Hiện tại, Outlook của Microsoft vẫn đang được hoàn thiện mỗi ngày để bất kỳ ai cũng dễ dàng sử dụng. 

Hướng dẫn đăng ký Outlook

Để sử dụng Outlook, bạn cần đăng ký tài khoản của nhà cung cấp Microsoft. Tương tự Gmail, thao tác này khá đơn giản và chỉ mất tối đa 5 phút là hoàn tất.

• Bước 1: Nhấn vào đường link https://signup.live.com/ và chọn mục “Get new email address” để đăng ký tài khoản mới.
• Bước 2: Tại đây bạn sẽ xuất hiện hai lựa chọn Outlook và Hotmail. Bạn nhấn vào Outlook rồi điền Gmail và mật khẩu, sau đó nhấn Next.
• Bước 3: Bạn điền các thông tin theo yêu cầu như First Name (tên), Last Name (họ), Country… và cuối cùng là điền mã capcha xác nhận.

Sau khi hoàn thành đăng ký, bạn đã có thể đăng nhập tài khoản Outlook riêng của mình rồi đấy. Việc còn lại là bạn có thể tùy chỉnh thiết lập những tùy chọn phù hợp với nhu cầu bản thân sao dễ dàng sử dụng là được.  

Trên là những tính năng ưu việt của Outlook cũng như cách đăng ký sử dụng. Hy vọng bài viết này sẽ đem lại nhiều giá trị tuyệt vời cho bạn. Đừng quên theo dõi GOFIBER để cập nhật tin tức mới nhất về công nghệ, kinh doanh, marketing online nhé.